UFI-Nummer beantragen: Anforderungen, Ablauf und sichere Umsetzung in Deutschland

Wer gefährliche Gemische in Deutschland auf den Markt bringt, muss sich mit der Frage beschäftigen, wie sich eine UFI-Nummer beantragen lässt. Dabei ist eine wichtige Besonderheit zu beachten: Eine UFI-Nummer wird im eigentlichen Sinn nicht bei einer deutschen Behörde beantragt. Unternehmen erstellen beziehungsweise generieren den eindeutigen Code selbst über das dafür vorgesehene Verfahren der Europäischen Chemikalienagentur und verwenden ihn anschließend im Rahmen der vorgeschriebenen Produktmeldung. Die UFI-Nummer ist damit ein zentraler Bestandteil der europäischen Anforderungen an die Meldung gefährlicher Gemische und steht in engem Zusammenhang mit der Erstellung von Sicherheitsdatenblättern, der Kennzeichnung nach CLP und der Übermittlung von PCN-Dossiers.

Die Abkürzung UFI steht für „Unique Formula Identifier“. Es handelt sich um einen 16-stelligen alphanumerischen Code im Format XXXX-XXXX-XXXX-XXXX. Durch diese eindeutige Kennung können Giftinformationszentren die Zusammensetzung eines gefährlichen Gemisches schnell dem richtigen Produkt zuordnen. Das ist insbesondere bei medizinischen Notfällen wichtig, wenn eine betroffene Person, ein Arzt oder ein Rettungsdienst Informationen zu den enthaltenen Stoffen und möglichen Behandlungsschritten benötigt. Für Hersteller, Importeure und nachgeschaltete Anwender bedeutet die UFI-Pflicht jedoch auch, dass Produktdaten, Rezepturen, Kennzeichnungen und Meldungen sorgfältig miteinander abgestimmt werden müssen.

UFI-Nummer beantragen oder generieren: Was Unternehmen in Deutschland wissen müssen

Die rechtliche Grundlage für die UFI-Nummer bildet Anhang VIII der Verordnung (EG) Nr. 1272/2008 über die Einstufung, Kennzeichnung und Verpackung von Stoffen und Gemischen, kurz CLP-Verordnung. Betroffen sind grundsätzlich gefährliche Gemische, die aufgrund ihrer gesundheitlichen oder physikalischen Gefahren eingestuft werden und in den Geltungsbereich der harmonisierten Mitteilung an die Giftinformationszentren fallen. Dazu können beispielsweise Reinigungsmittel, Farben, Lacke, Klebstoffe, Bauchemikalien, Beschichtungen oder industrielle Gemische gehören. Ob ein konkretes Produkt eine Meldung benötigt, hängt von seiner Einstufung, seiner Verwendung und den jeweiligen Ausnahmen ab. Eine pauschale Beurteilung allein anhand des Produktnamens reicht daher nicht aus.

Der erste Schritt besteht darin, die betreffende Rezeptur eindeutig festzulegen. Der UFI wird aus einer Kombination aus der sogenannten Unternehmensschlüsselnummer und einer firmenspezifischen Formulierungsnummer erzeugt. Unternehmen sollten deshalb zunächst sicherstellen, dass die interne Rezepturverwaltung konsistent ist. Für jede relevante Zusammensetzung muss nachvollziehbar sein, welche Rohstoffe enthalten sind, in welchen Konzentrationen sie eingesetzt werden und welcher verantwortliche Rechtsträger die Meldung vornimmt. Wird die Rezeptur wesentlich verändert oder unter einer anderen verantwortlichen Gesellschaft vermarktet, kann ein neuer UFI erforderlich sein. Ebenso muss geprüft werden, ob derselbe UFI für mehrere Produkte verwendet werden darf oder ob unterschiedliche Produktvarianten getrennte Kennungen benötigen.

UFI-Nummer und PCN-Meldung korrekt mit Sicherheitsdatenblatt und CLP-Kennzeichnung verbinden

Die Erstellung der UFI-Nummer ist nur ein Teil des gesamten Compliance-Prozesses. Zusätzlich muss die erforderliche Produktinformation über das harmonisierte Format an die zuständigen Giftinformationszentren übermittelt werden. Diese Mitteilung erfolgt in der Regel über das Submission Portal der ECHA. Je nach Rolle des Unternehmens und Vertriebsgebiet können dabei Informationen zum Produkt, zur Zusammensetzung, zu den gefährlichen Eigenschaften, zur Verpackung, zu den vorgesehenen Verwendungen sowie zu den Kontaktdaten des Unternehmens erforderlich sein. Für den deutschen Markt müssen die Angaben so bereitgestellt werden, dass sie den nationalen Anforderungen und den Anforderungen der zuständigen deutschen Stellen entsprechen.

Die UFI-Nummer muss anschließend an der vorgesehenen Stelle auf dem Etikett oder der Verpackung des Gemisches angegeben werden. Die Darstellung muss gut lesbar und dauerhaft sein. Bei bestimmten Produkten kann die Kennzeichnung auf der Verpackung durch eine Angabe im Sicherheitsdatenblatt ergänzt oder ersetzt werden, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Entscheidend ist, dass der UFI eindeutig dem gemeldeten Gemisch zugeordnet werden kann. Ein falsch zugeordneter, nicht gemeldeter oder veralteter UFI kann im Notfall zu Verzögerungen führen und stellt zugleich ein Compliance-Risiko dar.

Auch das Sicherheitsdatenblatt muss mit den übrigen Produktinformationen übereinstimmen. Die Zusammensetzung in Abschnitt 3, die Einstufung und Kennzeichnung in Abschnitt 2, die Angaben zur Toxikologie sowie die Hinweise zu Notfallmaßnahmen dürfen nicht im Widerspruch zur PCN-Meldung stehen. Änderungen an der Rezeptur, der Einstufung, dem Handelsnamen oder den Kontaktdaten müssen daher systematisch bewertet werden. Je nach Art der Änderung kann eine Aktualisierung der Meldung, eine neue UFI-Nummer oder eine Überarbeitung des Sicherheitsdatenblatts notwendig sein. Die Verwaltung mehrerer Länder, Sprachen und Produktvarianten erhöht die Fehleranfälligkeit deutlich, wenn sie ausschließlich manuell über Tabellen und einzelne Dokumentdateien erfolgt.

Ein spezialisiertes Software zur Erstellung von Sicherheitsdatenblättern kann Unternehmen dabei unterstützen, die verschiedenen Informationen zentral zu verwalten. Chemeter von SIAM berücksichtigt die Rezepturdaten, berechnet relevante physikalisch-chemische, toxikologische und ökotoxikologische Eigenschaften und unterstützt die Erstellung von Sicherheitsdatenblättern sowie Kennzeichnungen nach CLP und GHS. Darüber hinaus bietet die Lösung Funktionen für die Verwaltung von PCN-Dossiers und ADR-Dokumenten. Die Daten müssen dadurch nicht für jedes Dokument vollständig neu eingegeben werden, wodurch sich Übertragungsfehler und widersprüchliche Angaben reduzieren lassen. Die hinterlegten Berechnungen und fachlichen Regeln werden außerdem fortlaufend an neue gesetzliche Anforderungen angepasst. Die im System enthaltenen Berechnungen für Gemische wurden durch ein spezialisiertes Forschungs- und Qualitätssicherungsteam validiert, was eine belastbare Grundlage für die tägliche Arbeit schafft.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Änderungsmanagement. In der chemischen Industrie werden Rezepturen regelmäßig angepasst, Rohstoffe ausgetauscht, Konzentrationen verändert oder Produkte für weitere Märkte freigegeben. Jede dieser Änderungen kann Auswirkungen auf die Einstufung nach CLP, die Kennzeichnung, das Sicherheitsdatenblatt und die UFI- beziehungsweise PCN-Daten haben. Ein professioneller Prozess sollte deshalb nicht erst bei einer behördlichen Prüfung beginnen. Unternehmen sollten Verantwortlichkeiten definieren, Freigabeschritte dokumentieren und regelmäßig kontrollieren, ob die auf dem Markt verwendeten Etiketten und Dokumente noch dem aktuellen Stand entsprechen. Besonders bei zahlreichen Produkten ist eine automatische Prüfung der Abhängigkeiten zwischen Rohstoff, Rezeptur, Sicherheitsdatenblatt, UFI und PCN-Meldung ein erheblicher Vorteil.

Nach der Erstellung und Meldung der Produkte stellt sich außerdem die Frage, wie aktuelle Sicherheitsdatenblätter zuverlässig an Kunden und gewerbliche Abnehmer verteilt werden. Das manuelle Versenden von PDF-Dateien per E-Mail ist bei vielen Produkten, Sprachen und Empfängern zeitaufwendig und bietet nur eingeschränkte Nachverfolgbarkeit. Mit einem software für Management und Versenden von Sicherheitsdatenblättern wie SdSArea lassen sich Dokumente zentral bereitstellen und automatisiert an die jeweiligen Kunden übermitteln. Die Lösung kann Benachrichtigungen bei Aktualisierungen versenden, den Empfang beziehungsweise Download dokumentieren und den Zugriff auf die jeweils aktuelle Version ermöglichen. Damit wird auch die praktische Umsetzung der Informationspflichten nach Artikel 31 der REACH-Verordnung unterstützt.

Bei der Auswahl einer technischen Lösung sollten Unternehmen nicht nur auf die automatische Erstellung einzelner Dokumente achten. Entscheidend sind vielmehr eine verlässliche Rezepturverwaltung, aktuelle regulatorische Daten, länderspezifische Anpassungen, mehrsprachige Ausgaben, Schnittstellen zu ERP-Systemen und eine nachvollziehbare Versionshistorie. Chemeter kann über Webservices und XML-Technologien in bestehende Systemlandschaften integriert werden. Dadurch lassen sich Produktdaten beispielsweise aus Warenwirtschafts- oder ERP-Systemen übernehmen und für die Erstellung der erforderlichen Dokumentation nutzen. Eine solche Integration reduziert doppelte Dateneingaben und erleichtert es, Änderungen kontrolliert in die relevanten Unterlagen zu übertragen.

Wer eine UFI-Nummer generieren und ein gefährliches Gemisch in Deutschland rechtskonform vermarkten möchte, sollte den Vorgang daher als Teil eines ganzheitlichen Produkt-Compliance-Prozesses verstehen. Es genügt nicht, einen Code zu erzeugen und auf ein Etikett zu drucken. Die UFI-Nummer muss mit der richtigen Rezeptur, der korrekten PCN-Meldung, der CLP-Kennzeichnung und dem aktuellen Sicherheitsdatenblatt verbunden sein. Zusätzlich müssen Änderungen überwacht, Fristen eingehalten und die Informationen den Kunden in geeigneter Form zur Verfügung gestellt werden.

SIAM Chemical Software Solutions verfügt über langjährige Erfahrung in der Entwicklung von Lösungen für die chemische Industrie und die Verwaltung gesetzlich relevanter Produktinformationen. Mit Chemeter und SdSArea unterstützt SIAM Unternehmen dabei, Rezepturen, UFI-Nummern, PCN-Dossiers, Sicherheitsdatenblätter, Kennzeichnungen und deren Verteilung effizient miteinander zu verbinden. Der entscheidende Unterschied liegt in der Kombination aus automatisierten Berechnungen, regulatorischem Fachwissen, länderspezifischer Anpassung und praxisnaher Softwareentwicklung. So können Unternehmen ihre Prozesse nicht nur beschleunigen, sondern auch transparenter, nachvollziehbarer und sicherer gestalten.